Sledování času zdarma: kolik hodin ti práce opravdu zabere
Sledování času (time tracking) znamená, že u každé práce zapneš časovač a na konci týdne nebo měsíce přesně víš, kam šly tvoje hodiny – kolik na zakázky, kolik na administrativu a kolik na věci, které nikdo nezaplatí. CORTEX je česká aplikace pro živnostníky a freelancery, ve které měříš čas na klik, vidíš reporty podle projektů a kategorií a exportuješ je do CSV nebo PDF. Zdarma pro všechny.
- Sledování času (time tracking) je průběžné zapisování odpracovaných minut k projektům a činnostem, aby šlo zpětně vyhodnotit, kam čas šel.
- V CORTEXu spustíš pojmenovaný časovač jedním klikem, může jich běžet víc najednou a časovat jde i libovolný úkol.
- Po zastavení se minuty zapíšou do Přehledů, kde vidíš čas podle cílů (projektů) a kategorií za zvolené období a můžeš ho exportovat do CSV a PDF.
- Záznamy lze ručně doplnit nebo upravit, takže zapomenutý časovač nezkazí celý report.
- Čas se v CORTEXu neváže ke klientům a faktura se z něj negeneruje automaticky – z reportu ji vystavíš ručně.
Proč měřit čas, i když nefakturuješ hodinově
Odhad vlastního času je notoricky nepřesný – úkoly „na hodinku“ trvají tři a drobnosti se nikam nezapisují. Měření času to srovná během pár týdnů a odpoví na otázky, které jinak řešíš pocitem:
- Vyplácí se mi tahle zakázka? Pevná cena 15 000 Kč vypadá dobře, dokud nezjistíš, že ti zabrala 40 hodin.
- Kolik času sežere administrativa? Faktury, e-maily, účetní, nabídky. Dokud to nezměříš, nevěříš, kolik toho je.
- Jak dlouho mi trvají typové úkoly? Až to víš, přestaneš podceňovat termíny a nabídky.
- Pracuju moc, nebo jen chaoticky? Pocit „50 hodin týdně“ se po změření často rozpadne na mnohem méně soustředěné práce a spoustu přepínání.
Pokud fakturuješ hodinově, je evidence času nutnost – bez ní nemáš podklad pro výkaz práce ani pro fakturu. A pokud fakturuješ pevnou cenou, čas je jediný způsob, jak zjistit, jestli tvoje hodinová sazba na konci vůbec dává smysl.
Tři způsoby, jak měřit čas (a který vydrží)
| Způsob | Jak funguje | Výhoda | Slabina |
|---|---|---|---|
| Živý časovač | Start při začátku práce, Stop na konci | Nejpřesnější, minimum dopočítávání | Zapomeneš zapnout nebo vypnout |
| Zápis zpětně | Na konci dne doplníš bloky „9:00–11:30 web pro klienta“ | Nic tě neruší během práce | Paměť zkresluje, malé úkoly mizí |
| Tabulka v Excelu | Řádek = datum, činnost, od–do | Plná kontrola nad formátem | Ruční sčítání, chybí přehledy, snadno se na ni zapomene |
V praxi nejlépe funguje kombinace: časovač jako výchozí stav, ruční oprava jako záchranná síť. Proto v CORTEXu jde obojí – časovače pro běžnou práci a ruční doplnění nebo úpravu záznamu v Přehledech, když něco ujede.
Jak funguje sledování času v CORTEXu
Na přehledu Dnes najdeš dlaždice Sledování práce. Každá dlaždice je pojmenovaný časovač se Start/Stop – „recyklovatelný“, takže si ho jednou vytvoříš (třeba „Web – Novák“, „Účetnictví“, „Nabídky“) a zapínáš ho den co den.
- Víc časovačů najednou. Běží ti hovor s klientem a zároveň renderování videa? Můžou běžet oba. Hodí se to i pro paralelní činnosti, které chceš evidovat zvlášť.
- Časování libovolného úkolu. Kromě dlaždic můžeš časovat i konkrétní úkol z plánovače úkolů. U úkolu pak vidíš odpracovaný čas vedle odhadu, takže hned poznáš, kde se odhaduješ špatně.
- Vazba na projekty a kategorie. Čas se váže k cílům (které v praxi fungují jako projekty) a ke kategoriím. Z toho pak skládáš reporty.
- Zápis do reportů. Po zastavení se minuty zapíšou a sčítají v hodinách – nemusíš nic opisovat.
Odpočet na soustředění. Vedle toho máš v horní liště fokus odpočet na 15, 25 nebo 50 minut s průběhem a upozorněním „hotovo“ na konci, k tomu volitelné zvuky na soustředění (Lofi, Synth, příroda, Zen, Wave). Hodí se na práci v blocích podle Pomodoro techniky. Pozor na rozdíl: odpočet hlídá blok soustředění, do reportů se ale nezapisuje – odpracovaný čas evidují pojmenované časovače Sledování práce. Při práci pro klienta proto pusť oba.
Reporty: čas podle projektů, kategorií a období
V sekci Přehledy vidíš celkový odpracovaný čas, čas podle projektu (cíle) a kategorií, dokončené úkoly, produktivitu a trend XP. Období vybereš předvolbou – tento měsíc, minulý měsíc, posledních 30 dní nebo rok.
Záznam, který chybí nebo je špatně (zapomenutý časovač přes noc), ručně doplníš nebo opravíš. Hotový report pak exportuješ do CSV (pro Excel, Google Tabulky nebo účetní) nebo do PDF (rovnou jako přílohu pro klienta). Jak z exportu udělat čistý výkaz pro zákazníka, ukazujeme v článku výkaz práce: vzor a jak ho vést.
Workflow pro freelancera: od časovače k faktuře
Jednoduchý systém, který zvládneš udržovat i v nabitém měsíci:
- Jeden cíl = jedna zakázka nebo klient. Založ si cíl „Web Novák 2026“ a k němu úkoly. Čas na úkolech se pak sečte pod tento projekt.
- Kategorie = typ práce. Například Vývoj, Grafika, Konzultace, Administrativa. Report pak ukáže, kolik času je fakturovatelného a kolik ne.
- Časovač zapínej s prací, ne „až potom“. Dlaždice na přehledu Dnes je jedno kliknutí.
- V pátek 5 minut kontroly. Projdi Přehledy za týden, oprav chybějící záznamy.
- Na konci měsíce export. Vyfiltruj období, exportuj CSV nebo PDF a podle součtu hodin vystav fakturu v modulu fakturace – položka „Programování, 32 h × 900 Kč“. PDF faktury i výkazu stáhneš a pošleš klientovi sám.
Celý pracovní den si můžeš nechat poskládat i plánem dne na klik – úkoly s odhadem času dostanou časové sloty a časovač pak ukáže, jestli ses do odhadu vešel.
Co CORTEX při sledování času neumí (férově)
CORTEX není specializovaný time tracker pro agentury. Než ho nasadíš, počítej s tím, že:
- Čas se neváže ke klientům, ale k cílům (projektům) a kategoriím. Klienta proto vyjádři názvem cíle.
- Faktura se z času negeneruje automaticky a aplikace neeviduje hodinovou sazbu. Hodiny z reportu přeneseš do faktury ručně.
- Nejde o týmový time tracking se schvalováním výkazů a správou zaměstnanců. Spolupráce je jen přes sdílené cíle.
- Žádná synchronizace kalendáře ani automatické sledování aplikací na počítači.
Pokud potřebuješ fakturovat hodiny více lidí s různými sazbami, sáhni po specializovaném nástroji – srovnání najdeš v článku alternativa k Togglu a Clockify. Pokud jsi živnostník nebo freelancer na volné noze a chceš čas, úkoly, faktury a cíle na jednom místě, je CORTEX jednodušší cesta. Víc o celém systému na stránce aplikace pro freelancery.
Časté otázky
Jaká je nejlepší time tracking aplikace zdarma?
Záleží na tom, co potřebuješ. Pro týmy s hodinovými sazbami a schvalováním výkazů jsou lepší specializované nástroje typu Toggl nebo Clockify. Pro živnostníka nebo freelancera, který chce měřit čas a zároveň mít úkoly, faktury a cíle v jedné české aplikaci, je CORTEX zdarma pro všechny.
Může v CORTEXu běžet víc časovačů najednou?
Ano. Časovače Sledování práce jsou nezávislé, takže jich může běžet několik současně. Po zastavení se každý zapíše do Přehledů zvlášť.
Jde čas exportovat do Excelu?
Ano. Report z Přehledů exportuješ do CSV, které otevřeš v Excelu nebo Google Tabulkách, případně do PDF pro klienta. Období vybereš předvolbou (tento a minulý měsíc, 30 dní, rok).
Co když zapomenu vypnout časovač?
Záznam v Přehledech ručně opravíš nebo doplníš chybějící čas. Doporučujeme krátkou páteční kontrolu, kdy projdeš týden a chyby opravíš, dokud si je pamatuješ.
Vytvoří CORTEX fakturu z odpracovaných hodin?
Ne automaticky. Čas se neváže ke klientům a hodinová sazba se neeviduje. Součet hodin z reportu zadáš jako položku faktury ručně (množství v hodinách × cena), což zabere minutu.
Jaký je rozdíl mezi měřením času a evidencí pracovní doby?
Měření času je nástroj pro tebe – zjišťuješ, kam šly hodiny. Evidence pracovní doby je zákonná povinnost zaměstnavatele vůči zaměstnancům podle zákoníku práce. Rozdíl podrobně vysvětlujeme v článku o výkazu práce.
Začni hrát svůj život
CORTEX je zdarma pro všechny. Úkoly, návyky, cíle a odměny v jednom systému, na počítači i v mobilu.
VYTVOŘIT ÚČET ZDARMA